讲解行政公文的语体

讲解行政公文的语体所谓语体，是指行文中所体现的语言风格和不同的语言运用体式。行政公文是行政机关处理公务的书面文书，它以实用为目的，在思维方式、社会功能、信息特点、遣词造句、篇章结构、修辞特色等方面，集

讲解行政公文的语体 所谓语体，是指行文中所体现的语言风格和不同的语言运用体式。行政公文是行政 机关处理公务的书面文书，它以实用为目的，在思维方式、社会功能、信息特点、 遣词造句、篇章结构、修辞特色等方面，集中表现为实践指导性、理智客观性、抽 象性、程式性、常规性以及平直规矩、波澜不惊等特点，简而言之，就是平实、明 确、简要、得体、程式五点。 一、平实行政公文的语言要求平直、朴实。平直即指笔法。公文写作宜用直笔，采 取直陈方式，即多用叙事、说明、议论，少用或者不用描写铺陈、渲染夸张等手 法。华而不实、装腔作势、哗众取宠的语言，不适用于公文。朴实既指风格，又指 公文的内容。风格上要求不修饰铺陈、浓妆艳抹，不追求结构新颖、波澜起伏、穿 插呼应，讲究直抒主旨、通俗易懂、庄重大方、恰如其分、公正平和、言尽意止； 内容上则要求实实在在，反映的事情客观真实，引用的数据准确可靠，做出的判断 切合实际，提出的措施可行有效。概而言之，就是文实相符，文如其事。 二、明确行政公文的语言要求表达得清楚明白、准确无误，做到不晦涩，不含混， 不模棱两可；用词造句妥贴稳当，行文舒展流畅；要表意准确周密，不错误，不疏 漏。 三、简要行政公文的语言杜绝冗言赘语，讲究简洁扼要，要求用最少的文字表达最 丰富的内容。应当从一个公文特定的目的、对象、要求出发，写非写不可的话，一 切与行文主旨关系不紧密的内容都不必展开铺叙，一切重复罗嗦、可有可无的字、 词、句都应该删除。要努力做到一文一事，主旨单一，重点突出，文短意明。 四、得体一是选用文种要得体。比如，一般情况，表彰先进、批评错误用“通 报”，如果用“决定”就显得有些“过”；不相隶属机关之间联系、商洽工作不论任 何事情都应用“函”，如果用“请示”，就不得体；“请示”应一文一事，主送一个机 关，如果多头主送则不合规范。二是使用语言要得体。即，要根据公文性质的不同 选用不同的词语。比如，带强制性的公文里宜用“必须”，指示规定性的公文里宜 用“应该”，不宜用“请”、“烦请”、“可以”之类的词；请批性公文里宜用“恳 请”，商洽性公文里宜用“商请”、“烦请”，不宜用“应该”、“必须”、“务必”； 请示、报告事项要使用陈述性、说明性的语言，不宜使用论述性的语言；指示、决 议要多使用概括性、论断性的语言，不宜使用叙述性的语言；通知宜多运用说明性 的语言，不宜使用记述性的语言；会议纪要宜用记述性的语言，不宜使用叙述性的 语言。三是语气运用要得体。不同的文种使用的语气也不同，如，发布命令要庄重 严肃，做出决定要字正意准，通报错误要说理严正，表扬先进要热烈欢快，商洽问 题要谦逊真诚，申请事项要委婉平和。上行文要体现组织观念，尊重上级，实实在 在，不卑不亢；下行文要郑重严肃，平等为怀，不踞不傲；平行文要以诚相待，顾 全大局，互商互谅，谦诚有礼。 五、程式长期的公文制作实践，使不同的文种逐渐形成了各自相对固定的框架结构 和语言体式。譬如，公文的标题用语、开头用语、表述用语、结束用语都带有模式 化的色彩；行政公文的标题一般由发文机关、发文事由和文种组成，并且发文事由 多由“关于”引起；开头用语常用“为了”、“根据”、“依照”、“按照”等，说明发 文的目的、依据；表述用语常用“特做如下规定”、“现将有关事宜通知如下”、 “特此批复如下”，等等，以表明文种，引出下文；结束用语则用来结束全文，区