【企业管理】archives-002

附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用

附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求:遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区 别不同价值,便于保管和利用。具体应做到以下几点: 一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文 件材料,均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数,均应齐全完整。 二、遵循文件的形成规律和特点,层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件 的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件 分别组在一起,不得分开；一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一 起,准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽 量做到一事一卷。 三、卷内文件的排列:卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进 行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即:批复在前,请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前,定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列,会议文件要按文件 的重要程度顺序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,结论性的文件在前,依据性的 文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷,再按供货时间依序排列；上级政策性 规定的普发文件按问题单独组卷,卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行 GB/T11822-89国家标准。 四、区分不同价值:各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中 尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因 价值不同而拆开组卷。 五、跨年度材料的处理:除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度 的文件不能放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷；没有批复放在请 示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立 卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。 六.具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水 笔重抄或复印,连同原件一同归档。 七.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写 页号，在文件首页的右上角盖“件号章”,并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件 号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。