秘书职业技能考核问题

1．“秘书工作做的都是小事，出了问题就是大事”，请就此谈谈你对秘书工作的认识？对于这句话，就我个人而言，我认为从某种意义上讲是正确的。对此我想从两个方面来阐述对秘书的工作认识。首先，要正确看待这个问题

1．“秘书工作做的都是小事，出了问题就是大事”，请就此谈谈你对秘书工作的认识？ 对于这句话，就我个人而言，我认为从某种意义上讲是正确的。对此我想从两个方面来阐述对秘书的工作认识。 首先，要正确看待这个问题。对办公室工作而言，小事办好了就是小事，办文、办会、办事都是秘书份内的事 情，无论办得多么出色，在外人看来都是理所当然的，但万一出了差错，就是大事情了。例如，发文时，如果 有一个错别字，尤其是关键的内容中出现了错别字，那就是原则性的大事。再如，在会议经费的预算与决算过 程中，出现了一个数字的偏差甚至是一个小数点的疏忽，都会造成最终统计数据的不准确性。 其次，要寻求解决此类问题的方法。作为秘书人员要深刻理解起初源于拉丁文中“秘书”的一词，在拉丁文中， 秘书就是“可靠的员工”意思。纵观天下事，必作于细，必成于细，秘书工作更是如此。“泰山不拒细壤，故 能成其高；江海不择细流，故能就其深。”秘书工作事多量大，十分繁杂，而且要求十分高，只有在工作中向 实践学习，向群众学习，彻底改变心浮气躁、浅尝辄止的毛病，提倡注重细节、把失事做细、把小事做实，才 能够让秘书一词的涵义：“称职的员工”名符其实。最终，也就不会使自己所做的小事，出现问题造成大麻烦 了。 2．你在某公司担任秘书职务，在业务往来中碰到刁蛮客户怎么办？ 3．非正常上班时间，你已经安排了活动，上司却突然给你一项临时紧急任务，你该怎么办？ 对于这个问题，无非是坚持自己的计划，公私分明和放弃休假，工作重要…如果题目是老板给你出的，当然是 后者了…你可以强调责任感，如“工作如果耽误了难以挽回，但休假却有很多次”。 4．你所在公司的离退休工人因未涨工资集体上访，公司总经理授权你处理此事，你准备怎么办？ 5．你作为秘书专业的学生，你对社会上某些人对秘书这一职业的不当理解，你有什么看法？ 6．某公司几日后有一场商务谈判，作为秘书，你为这一场商务谈判应该做哪些工作？ 7．南洋金鹰店举办10周年庆典活动，有人认为搞一场大规模的庆典仪式，也有建议把搞庆典所需的50万捐献 给贫困地区的学校，还有人觉得花钱到电视台做广告。请你谈谈这个店庆应该怎么搞。 8．有同学认为，我们学秘书将来就应该出去做秘书，但从目前实际情况来看，秘书专业的毕业生有相当一部分 在单位是做的文员、销售、甚至兼财务等工作，请谈谈你的想法。 9．有人说，做秘书只要把领导服务好就是一个好秘书。你的看法是什么？ 10;秘书张丽一早到单位几乎在同时接到了3个领导交办的事项，如果你是张丽，你该如何处理？ 一、管理你的工作重点 上司的工作重点保持一致，创建“不需要做的事情”的清单，围绕工作重点分配时间。 如何确定工作重点？有三种方法：一是你的工作重点要与你上司的工作重点保持一致，因为上司对整个任务的 内容、时间期限、达到的效果最清楚，所以与上司及时沟通工作重点并保持一致，是管理者本人做“正确的事” 的前提，当目标明确时，方向和方法就不会出现偏差；二是为了激发自己专心做好最紧要的事，管理者可以创 建一个不做的事的列表；三是工作重点应该体现在时间的分配上。 二、确定你的任务三要素 每一项任务都可以分解成以下三个要素：要求，即这项任务究竟要完成什么；时间，即完成任务所需时间；资 源，为完成此项工作所需的物质条件。现在请把这三项要求设想为一个面积固定的三角形。一边设为时间，一 边设为资源，底边设为要求。 假定有个项目在两个助手下需要十天可以完成，而老板却只允许五天时间。要求你把时间的边砍掉一半。于是 保持三角形总面积不变的唯一方法是加长一边或两边，即表示资源和要求的那两边。 你有两个选择：说服老板要么分配更多的资源，要么调整工作要求。这也就是说，同意增加人力使方案如期完 成，或者同意在规定的时间内只完成部分方案。 三、工作任务的重新界定 管理大师彼得•杜拉克曾说过：提高员工的效率，就要对任务进行重新界定。三维相信每个公司都有明确 的分工体系，那么充分利用这个体系，明白你的工作范围，或许你会说秘书不是应该在自己的范围内尽自己最 大的努力做最多的事吗？恩这是对的，但是前提是在完成你的分内工作之后，所以当你对你的工作力不从心时， 该考虑考虑其中有多少事是你应该做的，又有多少是在你的工作范围之外的。 把自己的工作做到最好，这便是你的成功！ 11.秘书小李正在办公室忙着，公司张总来到办公室，交给她一个包装精美的札盒和一张纸条，要她马上按照纸 条上的地址把礼盒送到，接受礼物的是一个漂亮的女士，如果你是秘书你会有哪些想法？