采购管理理论：采购流程

采购管理理论：采购流程   ●流程方法。此模型中的各个步骤是紧密联系的。先前步骤产出的质量在很大程度上决定了后续步骤产出的质量。一个步骤的不足将导致随后的步骤出现问题。例如，与所采购的材料有关的质量问

采购管理理论：采购流程 ●流程方法。此模型中的各个步骤是紧密联系的。先前步骤产出的质量在很大程度上决定了 后续步骤产出的质量。一个步骤的不足将导致随后的步骤出现问题。例如，与所采购的材料有 关的质量问题通常在采购流程结尾的退货方面显现出来（第五步）。然而，在实践中，来料的 质量不好经常源于不正确或不完整的规格（第二步）。草拟的合同可能由于没有规定交付劣质 产品时的惩罚条款而不完整（第三步）。 ●确定分界。采购流程模型表明，为了充分控制购买业务，每一阶段的输出都应明确限定。 能够对采购流程中所作的每项活动加以跟踪则更好。只有当前一个步骤产生一个以作为结论的 结果后才可开始随后的步骤。因此，建议用随时逐步跟踪文件的形式记录每一个步骤的结果。 这将有助于构建采购流程并使其正式化。这个方法通常由公司采购程序加以解释，而这是采购 手册中没有的。当缺少这种程序时，通常导致无组织的采购决策流程和业务问题。 ●确定责任。作者认为采购是一种跨职能责任。如同前面所指出的，采购流程并不只局限于 采购部门本身。组织中的许多部门通常都被涉及到。这就要求所涉及部门之间充分的沟通与合 作。每一个部门的任务、职责和权力应该在每个阶段都予以确定，以防止误解和角色冲突。例 如：当决定技术部件的规格时，设计部门通常拥有惟一的权力。然而，在多数情况中，设计部 门并不负责在制造阶段的基本材料的供应工作。经常发生的情况是，工程师在经过仔细的选择 后，决定将供应商和特定品牌的部件集成在他们的最终设计中，把垄断的供应商留给采购者。 作者认为应该把决定采购的材料的规格和选择供应商当作工程师和采购员的共同活动（参见： Wijnstra，1998）。 ●把不同的技能、知识和专长结合在一起。这被称为初始或战术职能的头三个步骤，主要属 于技术经济特征。剩余的三个步骤被称为订购职能，属于物流管理特征。许多公司中的关键问 题是如何将不同的技能、知识和专长结合在一起，以使参与的各方达成对公司的最优解决方案。 将所有这些元素结合在一个人身上几乎是不可能的，这就是为什么在采购工作上看到一种递增 的专业化趋势，而与此同时，不同专业之间的跨职能合作正在增加。 专业采购员的价值增值在于其作为整个采购和供应循环的推动者的能力。这包括： ●在被实践证明了的专长的基础上，在新产品发展项目和投资项目的早期阶段就置身其中。 ●与内部用户合作准备一份被认可的供应商的名单，然后和用户一起草拟一份报价的要求， 并准备对其进行评估，包括通过合作协议选择供应商。 ●准备和实施合同谈判，同时草拟和审查合同的条款和条件。 ●设立申请和定购程序，使所有用户能够在与供应商商定的条款和条件范围内自己订货。 ●万一用户自己不能订货，注意订单的处理即处理内部申请；向供应商订货并监控订单的进 展。 ●预算支出（安排）或继续未完成的订单，并监督未完成订单的财务责任。 ●理赔，供应商绩效的评价，和保持及更新有关的供应商记录等方面的后续工作和评价。 采购材料的交货问题的产生通常与其他部门的正式请求较晚有关（经常归因于时间压力）。 实践中这不但导致了支付较高的价格（作为加班、加速交货、从有存货的批发商处购买的结果）， 而且在很多情况下引起较高的组织成本和操作问题（交付的材料与规格不符，造成只交付了一 部分货物，关键部件的交付延迟，等等）。本书描绘的采购模型能帮助经理们构造采购决策流