商务英语信函写作的原则分析

随着全球经济一体化进程的不断发展,世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不 可能跟白己的贸易伙伴一一亲白会面协商。而且我们常常需要将白己的贸易伙伴做出的各种 承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务

随着全球经济一体化进程的不断发展,世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不 可能 跟白己的贸易伙伴一一亲白会面协商。而且我们常常需要将白己的贸易伙伴做出的各种 承诺变成 有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了収代亲自拜会的一种便立有效的沟通媒 介。我们给贸 易伙伴的每一封信都代表着口己所在公司的形彖,显示着公司的水平和实力。 “一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的 作 用。”(摘占《丹尼尔•肯尼迪方法:推销信创造的奇迹》)所以在写作时我们应该严格遵 守并 且灵活运用原则: “7C” (完整)(具体) Completeness Concreteness (正确)(简洁) Correctness Conciseness (明晰)(礼貌) Clearness Courtesy (诚意) Conscicntiousncss 这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则,对于写好一封商务信函起着很重耍的作用。 我 们知道,在商务活动中,时间和效率对于每一个商务人士來说都是非常重要的。在和自己 的贸易 伙伴合作和交流的每一个坏节上,我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费,以便 对方能够在 同我们的商务交往中捉高效率。写作商务倍函最总接的目的就是进行有效的沟通 和交流,简洁的 表达与冇效率的掌握分寸是故璽要的。因此,商务信函的写作重点应始终放 在“效率”二字上, 短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达白己的意思。 而无需以牺牲完整、貝 体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄,最好是开门见山、直入 主题;语言精练,言简意赅。 信函中的冗言必须省去,尽可能地将交易的详细事项整理后, 简洁地向对方陈述,要尽可能地避 免毫无重点而罗嗦兀长地写上好几张的悄形。让对方很清 楚地了解你想说什么,非常轻易地领会 你的意图,从而快捷迅速地做出反应。 在商务写作过程中,笔者认为简洁是最重要的一个环节,同时也是最难做到的。所以下面我 将对 简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。 一、压缩篇幅,删繁就简。 (一)式结构。 3W —封商务信函的全文结构可以用來表示,即:第一部分); 3WWhy do you write the letter?( (第二部分);(第三部分)。 我 What' sthe detailed reason?What do you expect your reader to do? 们在上文中已经提到过,商务信函写作的最主要冃的就是沟通和交流。收信人或许每天都 要看很 多的信两,一封兀长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌 烦,从而对 写信人的印象大打折扣。 、第一部分在信函的一开头就要的明确、简明扼要告诉 读 1Why do you write the letter?)II (: 信者为什么要写这封信,如: 例 1) Iam replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. (: 这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方月讣己方对三月份的订货付款的來信。 这 415 H 样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意 力集 中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。 在这方面,我们最应该注意的就是避免屮国式的寒暄和问候,不要为了追求客气而落入俗套。 例 (2 )It was along time since Isaw you in Qing Dao 3months ago. : 这样的信函开头不仅罗嗦、冗长,阳会给收信人一种错觉:这是一封朋友间相互问候的 私人 nz 信件。因而将它搁置一边,待自己较为空闲时再看,很可能会因为延迟阅读而给双方带 来无可弥 补的损失。 、第二部分即商务信函的征文,叙述事实或者理由来支持 信里 2(What' sthe detailed reason?) :

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