商务英语信函写作的简洁原则

商务英语信函写作的简洁原则随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可

文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 商务英语信函写作的简洁原则 随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的 贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记 录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着 “ 自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系， ”· 在促进达成新的业务方面起着积极的作用。（摘自《丹尼尔肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）因此在 “7C” 写作时我们应该严格遵守而且灵活运用原则： Completeness Concreteness （完整）（具体） Correctness Conciseness （正确）（简洁） Clearness Courtesy （明晰）（礼貌） Conscientiousness （诚意） 这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。 我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合 作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交 往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表示与有效率的掌握分寸 “” 是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在效率二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最 简单的话语准确地表示自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄， 最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项 整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地 了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。 在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。因此下面我将对简洁原则 从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。 一、压缩篇幅，删繁就简。 3W （一）式结构。 3W Why do you write the letter? () What’s 一封商务信函的全文结构能够用来表示，即：第一部分； the detailed reason? () What do you expect your reader to do? () 第二部分；第三部分。我们在上文 中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗 长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。 1Why do you write the letter? 、第一部分（）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为 什么要写这封信，如： Iam replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. 例（１）： 415 这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方月日让己方对三月份的订货付款的来信。这样能够使 ,, 得读信人马上知道写信的意图在读信的时候能够有充分的心理准备或者把注意力集中在问题的重点上。不 会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。 在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。 It was along time since Isaw you in Qing Dao 3months ago. 例（２）： 这样的信函开头不但罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因 而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。 2What’s the detailed reason? 、第二部分（）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第 一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影 响清楚准确的基础上越简洁越好。如：