《会议文书》word版

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會議文書 (一) 作用 典型的會議文書，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。有時候連 同開會通知發出的，還有參加者回條；而比較大型或正規的會議，還會有與會者提 案。 顧名思義，「開會通知」用來通知某些會議的參加者關於會議的召開日期、時 __ 間、地點，以及需要閱覽和攜帶的文件，通常由或者秘書發出。如果是比較大型 的會議，還需要列明與會者報到的時間和地點、聯絡人姓名和聯絡方法、交通安排 等。「會議程序」也可以稱為「議事日程」，簡稱「議程」，用來列明某次會議將 要討論的事項和程序，以便參加者可以事先閱覽有關的文件，作好開會準備；「會 議記錄」則用來記錄會議的過程。視乎個別情況，有些機關團體會再根據會議記錄， 整理歸納出比較重要的內容，寫成「會議紀要」，供有關人士閱覽。會議紀要也可 以用來反映某些會議的主要概況和精神。至於「提案」，是會議成員就個別議題提 出的議案，交大會討論之用。 (二) 應用範圍 所有機關團體，不管業務性質是甚麼，不管是公營還是民辦，不管規模如何， 在日常工作過程中，為了訂立政策、推行措施、展開工作、指派任務、檢討業績、 解決問題，難免要召開各種各樣的會議，就各項大小事務磋商討論。這種會議屬於 日常運作的一部分，為業務、工作上的需要而召開。比較正式的會議，都需要在會 議前發出開會通知，附上議程，並把會議討論過的事項、與會人士的主要意見，以 及有關的議決記錄下來，作為落實行動的依據，也方便日後查證。當會議牽涉到政 策措施的制訂、行動的確立、工作的指派等，更需要記錄清楚。可見會議記錄具有 一定制約功能，對機關團體的運作方向及其成員的行為有一定約束力。 有時候，某些會議的重要內容或決議，需要讓與會者甚或其他有關人士知悉、 依循，則負責人可以在詳細會議記錄的基礎上，略去會議的其他枝節，整理出其中 最重要的部分，寫成會議紀要，既方便閱讀，也方便落實和查索。 還有一種會議屬於非經常性的，也不是為了解決日常工作上的問題而召開的， 78